Stelle messerscharfe Fragen!

30 Fragen, die Sie weiterbringen

Bevor ich Ihnen Fragen präsentiere, die Ihr Unternehmen nach vorne bringen sprechen wir über einen noch wichtigeren Punkt:

Welche Fragen stellen Sie sich selbst?

Täglich konfrontieren wir uns selbst mit Fragen. Das läuft wie ein Programm auf dem PC im Hintergrund. Und unser Unterbewusstsein versucht Antworten auf diese Fragen zu finden.

Viele dieser Fragen stellen wir uns permanent, ohne dass uns das wirklich bewusst ist.

Und so macht sich das Gehirn auf die Suche.

D.h. eine gute Frage fördert ganz automatisch das Positive in uns zu Tage.

Destruktive Fragen ziehen uns nach unten.

Gerade unter Stress stellen wir uns selbst häufig destruktive Fragen!

Fragen, die wir anderen so nie um die Ohren hauen würden.

Hier ein paar Klassiker von Fragen, die uns bremsen:

Warum immer ich?
Was stimmt nicht mit mir?
Womit habe ich das verdient?
Wieso kann ich _____ nicht?
Warum gelingt mir ____ nicht?
Wie soll ich das noch schaffen?
____, wie kann man nur so blöd sein?
Das kann doch nicht so schwer sein oder?
Warum kann ich nicht erfolgreich(er) sein?
Wieso habe ich so ein schlechtes ____?
Warum meint es das Schicksal schlecht mit mir?
Warum kann ich _____ nicht auch haben / mir leisten?
Warum kann ich mich nicht endlich mal zusammenreißen?
Wieso schiebe ich dieses oder jenes schon wieder vor mir her?

Denken Sie jetzt NICHT an einen Elefanten!

Was können wir mit dieser Erkenntnis tun?

Achten Sie auf diese (destruktiven) Fragen!

Alleine die Tatsache zu erkennen, welche Fragen uns vor allem persönlich runterziehen, ist der erste und wichtigste Schritt.

Dass wir auch mal die Dinge schwarzmalen ist natürlich und bringt uns ja sogar weiter.

Schönfärberei ist riskant und lässt uns die Realität verklären.

Was sagt unsere „innere Gegenstimme“?

Egal wie düster die Situation ist, entscheidend ist das Licht am Ende des Tunnels.

Sprich dass wir uns doch immer wieder zusammenreißen und der Stimme der Vernunft Gehör geben.

Je häufiger wir das tun, desto lauter und stärker wird diese und desto leichter übertönt diese unsere destruktiven Gedanken.

Dies können wir trainieren, genau wie durch Liegestütze unsere Muskeln.

Reine Übungssache!

Gerade für Führungskräfte.

Und damit kommen wir zu Ihnen:

Seien Sie diese Gegenstimme in Ihrem Unternehmen

Indem Sie als Entscheider / Führungskraft darauf achten, welche Fragen gestellt und beantwortet werden, sichern Sie folgenden Effekt:

Sie nutzen das teuerste und wertvollste ökonomische Gut, das Ihre Organisation hat so gut wie es nur geht – und damit meinen wir DENKEN.

Nachdenken = Analyse, Optionen zum Handeln

Durchdenken = Konkret sein, Umsetzung mit Konsequenz

VOR-Denken = Strategien entwickeln, einen Schritt VORaus

Mitdenken = Emotionen wecken, der Turbo für Ihr Unternehmen

Achten Sie auf das Timing!

Eine gute Frage hat für Ihre Umgebung einen extremen Wert, jedoch nur dann, wenn Sie die Fragen zum richtigen Zeitpunkt stellen.

Vielleicht kennen Sie die Situation: In einem Meeting, in dem sich inhaltlich so einiges angestaut hat, lange diskutiert und nachgedacht wurde, evtl. zwei gegenüberstehende Meinungen für Spannung sorgen, schafft es ein Teilnehmer durch seine Bemerkung, dass der komplette Raum in schallendes Gelächter ausbricht.

Die Energie kann entweichen, Druck wird abgebaut, die Gefahr ist gebannt – es kann über Lösungen gesprochen werden.

Mit der richtigen Frage zur richtigen Zeit können Sie Blockaden lösen, Denkmuster durchbrechen, den Knoten zum Platzen bringen!

Auf das Timing kommt es an, ansonsten sind Fragen wie ein Schlüssel ohne Schloss!

Was meinen Sie: Auf welche dieser Fragen sollte Ihr Unternehmen Antworten finden?

❀ Was ist derzeit unser größtes Problem?
❀ Zu wie viel % spielt dieses Problem in 1 Jahr noch eine Rolle?
❀ Woran würden wir bemerken, dass es in die richtige Richtung geht?
❀ Wie ziehen wir mehr Menschen an, Mitarbeiter und Kunden?
❀ Wie wechseln wir unser Geschäftsmodell und machen es erfolgreich?
❀ Wie lösen wir Engpasssituation? (z.B. Personal)
❀ Wie bauen wir eine Strategie der (Weiter-)Empfehlung auf?
❀ Wie entwickeln wir unsere Vertriebsmannschaft auf das nächsthöhere Niveau?
❀ Wie werden wir der Beste in unserem Markt?
❀ Welche (unbeachteten) Hebel haben wir, um den Verkauf auszuweiten?
❀ Was sind Beispiele für gute Marketingstrategien anderer Branchen?
❀ Wie erzeugen wir am schnellsten die größtmögliche Anzahl an Interessenten?
❀ Was ist ein Kunde heute für uns in € wert?
❀ Wie berechnen wir diesen „Customer-Lifetime-Value“?
❀ Wie behandeln wir Kunden unter dem Aspekt des Customer-Lifetime-Value?
❀ Mit welchen Partnern können wir kooperieren und wozu?
❀ Wie bringen wir Leidenschaft in unser Geschäft?
❀ Welche Mehrwerte und Gründe verkaufen wir, im Gegensatz zu Produkten oder Services?
❀ Was machen wir mit unseren 90% Verkäufern, die keine Superstars sind oder sein wollen?
❀ Wie können wir neue Ideen ausprobieren, um echte Hebel-Effekte zu erzeugen?
❀ Was bereitet uns mit Blick auf das zu erreichende Ziel Sorge?
❀ Welche Hürden haben wir als Führungskräfte dabei zu nehmen?

Dies ist ein Auszug konzeptioneller bzw. strategischer Fragen.

Auf Ebene der Person sehen diese natürlich anders aus!

Fragen, die auf persönlicher Ebene helfen, lauten wie folgt:

❀ Wie erklären wir uns, dass die Mitarbeiter (bei XYZ) nicht mitziehen?
❀ Wie erklären wir uns, dass bisherige Lösungsversuche gescheitert sind?
❀ Wofür bekommen wir regelmäßig bzw. hin und wieder Anerkennung?
❀ Auf welche Kompetenzen können wir uns in schwierigen Zeiten verlassen?
❀ In welchen Situationen fühle ich mich wie „ein Fisch im Wasser“?
❀ Wie würde jemand unsere Situation beschreiben, der sie nicht als Problem, sondern als Chance sieht?
❀ Welches Verhalten zeigt unserem Chef, dass wir uns persönlich weiterentwickelt haben?
❀ Wenn wir uns vorstellen, dass zwei Kollegen in der Pause über unsere Position tratschen, welche Schwächen würden die wohl nennen?
❀ Angenommen wir hätten unser Ziel erreicht, was machen wir dann anders?

Je ernsthafter und intensiver wir über eine Frage nachdenken, desto erstaunlicher werden die Lösungen und Antworten sein.

Was glauben Sie, wie viele Antworten kann es auf eine gute, offene Frage geben?

Ändern wir unsere Fragen, so ändern wir unseren Erfolg!

Wie E-Mails uns lähmen

Es gibt zwei Dinge, von denen die meisten gerne weniger hätten. Überflüssige Pfunde und E-Mails.

Lassen Sie uns darüber sprechen, wie Sie Letzteres im Sinne der Produktivität erreichen.

Die größten Potenziale stecken da, wo etwas häufig passiert

Und E-Mails zählen definitiv zu etwas, das häufig – zu häufig – vorkommt.

Regelmäßig sind Entscheider erstaunt, wenn sie die tatsächliche Anzahl an E-Mail im Unternehmen kennen.

Was schätzen wir, wie viele E-Mails bekommt heute ein Mitarbeiter?

Wie viele E-Mails schreiben wir in Summe an unsere Kunden?

Schreiben Sie Ihre Schätzung einfach mal auf und gleichen Sie diese mit den tatsächlichen Zahlen ab! 🙂

E-Mails sind kein Wissensmanagement!

E-Mails haben nichts, rein gar nichts mit Wissensmanagement zu tun.

Schon allein deshalb weil Sie Zeitpunkt bezogen sind.

Und dennoch basiert der Löwenanteil unserer Unternehmenskommunikation auf E-Mails.

Sofern Sie entsprechende Datenbanken im Unternehmen einsetzen, analysieren Sie doch mal, wie häufig diese genutzt werden bzw. falls der Betriebsrat es zulässt, wer diese überhaupt nutzt.

Wir verlassen uns auf mundgerechte Stücke!

Kommunikation ist in vielen Fällen eine Bringschuld: „Mir hat ja keiner was gesagt!“

Und so kommt es, dass die Anzahl an „CC-Mails“ bei denen weitere Empfänger in Kopie genommen werden, explodiert.

Das hat einen Ursprung:

Für jede E-Mail, die wir schreiben, bekommen wir 1,5 – 2 zurück.

Prüfen wir doch einfach unsere Antworten auf folgende Fragen:

Wie viele E-Mails bekommen Sie pro Tag?

Wurden es mehr oder weniger in den letzten 12 Monaten?

Wie viel Zeit verbringen Sie mit E-Mails?

(Zum Teil bis zu 60% der Arbeitszeit!)

Wie oft schauen Sie in Ihre E-Mails?

Wie lange sitzen Sie an einer (wichtigen) E-Mail?

Sofern Sie jetzt schon das Gefühl haben, dort etwas optimieren zu können, so viel sei gesagt. Es geht nicht um Stunden, sondern um Tage Ihrer Lebenszeit, die Sie sich sparen können!

Sollten wir etwas ändern?

Jedes, absolut jedes Unternehmen, mit dem wir arbeiten bestätigt, dass dies ein dringendes Handlungsfeld ist.

Fast keiner geht dieses Handlungsfeld an!

Vor kurzem war eine Aussage zu hören: „Ja, das betrifft halt jeden Mitarbeiter!

Bitte formulieren wir das mal um: „Wow, jeder Mitarbeiter kann von einer neuen Struktur profitieren!“

Was sollten wir ändern?

Bevor wir „Optimierungsorgien“ starten, entwerfen wir bitte unser Zielbild – Wie soll das in einem Jahr aussehen? Was soll anders laufen?

Sonst besteht die enorme Gefahr, dass wir uns verzetteln. Ein Grund warum dieses Thema aufgeschoben wird.

Wie vielfältig die Handlungsfelder sind, sehen Sie hier:

❀ Wo sind Kunden-E-Mail-Adressen außerhalb des CRM?

❀ Wo werden Standard-E-Mails durch Mitarbeiter individuell geschrieben?

❀ Welche Regeln werden im Unternehmen gelebt?

❀ Welche Regeln brauchen wir?

❀ Entsprechen alle E-Mails unseren Qualitätsansprüchen?

❀ Wie schnell bekommt wer eine Antwort?

❀ Wie sind bei uns Vertretungsfälle geregelt? (DSGVO, Prokuristen)

❀ Verletzten wir ggf. unsere Dokumentationspflichten?

❀ Werden eingehende E-Mails selektiert und qualifiziert, bevor diese beim Service-Team landen? (E-Mail-Management)

❀ Welche zentralen Empfängerkreise / Postfächer gibt es?

❀ Wo kommt / kam es schon zu Doppelarbeit aufgrund von E-Mails?

❀ Welche Alternativmedien zur E-Mail sind effizienter? (z.B. direkte Arbeit online im Dokument)

❀ Welche technischen Aspekte müssen alle Mitarbeiter beherrschen? (Archivierung, Verschlüsselung etc.)

Fokus, Fokus, Fokus!

Wie priorisieren wir richtig?

Noch vor 10 Jahren hieß es in den Projekten: „Herr Bartenbach, was können wir im Internet machen?“

Mittlerweile sind diese Töne zu hören: „Herr Bartenbach, wie sollen wir das (überhaupt) noch machen?“

Die Digitalisierungswelle rollt und auf die Frage „Haben wir schon das Ende der Fahnenstange erreicht?“ kommt ein klares: „Das geht erst richtig los, bis jetzt war das nur ein Vorspiel!“

Und so ist verständlich, dass der Ruf nach Prioritäten immer lauter wird.

Und das ist genau richtig!

Unser Schreibtisch hat immer mehr Aufgaben als wir schaffen können.

Wer drei Dinge macht, macht gar nichts!

Das magische an richtigen Prioritäten:

Es gibt einen Zinseszinseffekt!

Was würden wir tun, wenn wir am nächsten Tag nur eine einzige Sache erledigen könnten?

Was wenn es zwei oder drei wären?

Wenn wir uns konsequent täglich darauf konzentrierten, würden wir astronomische Erfolge erzielen.

Jedoch nur unter der Annahme, dass wir ein unvernünftig hohes Ziel verfolgen.

Und genau das können einige Menschen besonders gut.

Was die erfolgreichsten Menschen auszeichnet!

Viele der erfolgreichsten Menschen, die sich öffentlich zu ihrem Erfolg äußern bzw. eine Antwort geben auf die Frage „Wie haben Sie das geschafft?“, sind sich erstaunlich einig in einem Punkt:

Erfolgreiche Menschen treffen schnell Entscheidungen und ändern diese nur sehr selten und ungern.

Schwache Menschen brauche lange, um Entscheidungen zu treffen, halten wenig daran fest und stellen diese häufig in Frage.

Ohne Prioritäten sind wir Freiwild!

Ist aber trotzdem schöner ohne 😉

Wie wir jeden Tag bemerken, bringen erledigte Aufgaben meist neue Aufgaben zu Tage.

Zumindest wenn sie wichtig waren.

Je wichtiger die Aufgabe, desto höher das Potential, dass durch diese noch umso mehr Punkte auf der ToDo-Liste stehen.

Gemeinsam geht es leichter!

Nehmen wir an, wir wollten nächstes Jahr den New York Marathon laufen.

Diejenigen unter Ihnen, die dieses Vergnügen schon hatten, wissen um dieses absolut einzigartige Erlebnis.

Daher ist es unser Ziel morgens um 5.15 Uhr aufzubrechen, um 10 Kilometer zu joggen.

Um unser Ziel zu erreichen ist das eine absolut sinnvolle Maßnahme.

Über längere Zeit durchgeführt sogar eine enorme Bereicherung für unser Leben.

Für die allermeisten im ersten Moment jedoch pure Folter.

Bleibt uns eine Hoffnung:

Hoffentlich warten unsere Laufkameraden schon auf uns am vereinbarten Treffpunkt.

Die Wahrscheinlichkeit, dass wir uns aus dem Bett schälen und zur ganz konkret vereinbarten Zeit an Ort und Stelle erscheinen ist um ein vielfaches höher.

Das heißt für unser Unternehmen, dass …

… die Überprüfung der Prioritäten JEDE/N Mitarbeiter/in angeht!

… „Prioritäten setzen“ eine Grundvoraussetzung unserer Führung ist!

… wir die Wahrscheinlichkeit maximieren, indem wir konkrete Vereinbarungen dazu treffen.

Das mag uns jetzt extrem trivial erscheinen, doch bitte reflektieren wir dazu folgende Fragen zur Ausgangssituation:

Diese Fragen zeigen wo wir stehen….

❀ Ist allen Mitarbeitern das langfristige Zielbild klar?

❀ Gibt es ein System mit Kriterien, das Ihnen sagt, welche Innovationen (z.B. technische Neuerung Ihres Rechenzentrums) die höchste Priorität haben?

❀ Auf einer Skala von 1-10, wie stark unterstützt sich unsere Belegschaft gegenseitig?

❀ Wie klar ist unseren Führungskräften, welche Maßnahmen Priorität 1 haben?

❀ Wie konsequent treffen wir Entscheidungen und setzen diese um?

❀ Wie hoch ist die prozentuale Wahrscheinlichkeit, dass wir eine heute getroffene Entscheidung (strategisch) so oder annähernd wie beschlossen umsetzen?

❀ Messen Sie in Ihren Projekten echten Fortschritt oder Meilensteine und ToDos?

Beispiele für Bewertungskriterien:

Diese Bewertungskriterien stellen einen Auszug eines Katalogs dar, mit dem Mitarbeiter an der Priorisierung von Veränderungen bzw. der Einführung von Neuerungen beteiligt wurden:

Würden Sie XYZ einem Freund empfehlen? (Ja / Nein)

Machen wir durch XYZ dem Kunden das Leben leichter? (Ja / Nein)

Wie positiv ist das Kundenerlebnis, das wir dadurch schaffen? (Skala)

(Wem) Hilft XYZ bei der persönlichen Zielerreichung?

Wenn Sie Entscheider wären, was würden Sie tun?

Mitarbeiterbeteiligung hat Grenzen

Zehn Mitarbeiter haben immer Mehr Ideen als ein Chef, egal wie gut der ist!

Prioritäten lassen sich idealerweise aus dem strategischen Zielbild erkennen.

Wenn wir uns bspw. entschieden haben „DER Billigflieger in Deutschland“ zu sein und dies im Detail beschreiben, dann wird es weder Champagner noch Krabben-Cocktails an Bord geben. Weil das eben nicht zu unserem Bild als Billigflieger passt.

Steht das gemeinsam erarbeitete Zielbild, liegt es an den Führungskräften, die Mitarbeiter zu deren Erreichung zu motivieren.

Gerade und vor allem in schwierigen Fällen, wenn die Mitarbeiter auch mal NEIN sagen.

Es gilt der Grundsatz: „Das Ziel kommt vom Chef, der Weg kommt vom Mitarbeiter“.

Auf operativer Ebene hat jeder Mitarbeiter die Pflicht, sicherzustellen, dass er oder sie die richtigen Prioritäten vor Augen hat.

OPERATIV = Prioritäten im Tagesgeschäft zu hinterfragen geht alle (!) an

TAKTISCH = Priorisiert zu führen und zu steuern ist Aufgabe der Führungskräfte

STRATEGISCH = Prioritäten leiten sich immer aus langfristigen Zielbildern ab. Wer im Unternehmen kann am besten > 5 Jahre in die Zukunft denken?